Autres formulaires :
Pétition en vue du retrait d’un cours du relevé de notes
Une pétition en vue du retrait d’un cours du relevé de notes est une demande écrite formelle soumise au Comité des pétitions de Glendon dans le but d’abandonner ou de se retirer d’un ou de plusieurs cours après les dates limites officielles : registrar.yorku.ca/enrol/dates/.
Si vous avez des circonstances atténuantes ou si l’Université a fait une erreur qui a eu une incidence négative sur votre rendement académique et votre capacité d’abandonner un cours ou de vous en retirer, vous devriez envisager de soumettre une pétition.
Si c’est votre première année d’études postsecondaires, veuillez noter que le Collège Glendon comprend les défis liés à la transition aux études universitaires auxquels les étudiants de première année sont confrontés. Les professeurs tendent à être plus indulgents envers ce type de pétition pour un retrait tardif. Veuillez parler à un conseiller pour obtenir plus d’information.
Pour être jugée complète, votre pétition doit impérativement inclure :
- Le formulaire Pétition en vue du retrait d’un cours du relevé de notes dûment rempli et signé;
- Une lettre personnelle;
- Un Sommaire des résultats obtenus dans un cours dûment signé pour chaque cours inclus dans votre pétition;
- Tous les documents justificatifs pertinents.
Vous devriez toujours envoyer votre pétition le plus tôt possible. Normalement, les pétitions pour le retrait tardif d’un cours sont seulement prises en considération si elles sont envoyées dans les 30 jours suivant le dernier jour du cours en question. Ces pétitions peuvent être prises en considération pour une période d’un an si elles sont basées sur des circonstances particulières, mais seulement si vous soumettez votre pétition le plus tôt possible en respectant l’échéance de 30 jours et si les documents justifient la soumission tardive.
Le Comité des pétitions se réunit une fois par mois chaque année universitaire entre août à juin pour examiner les pétitions.
Si vous étudiez à Glendon, vous pouvez soumettre votre pétition et tous les documents pertinents, en personne, au Bureau des services académiques : pavillon York, C102 (si le comptoir est fermé, vous pouvez la mettre dans la boîte de dépôt de la salle C106 du Pavillon York).
Si vous ne pouvez pas la déposer en personne, vous pouvez l’envoyer par courriel à acadservices@glendon.yorku.ca.
Il est fortement recommandé de rencontrer un conseiller qui examinera la pétition avec vous avant que vous la soumettiez.
La pétition peut être :
- Accordée en tant que suppression du cours sur le relevé de notes (abandon de cours) : Le cours et la note seront complètement retirés du relevé de notes. Le cours et la note n’auront aucune incidence sur votre moyenne cumulative (GPA).
- Accordée en tant que retrait d’un cours (W) : Le cours figurera sur le relevé de notes, désigné par un W (pour Withdrawn). La note finale du cours ne figurera pas sur le relevé de notes. Le cours et la note n’auront aucune incidence sur votre moyenne cumulative (GPA). Voir la Politique du Sénat à ce sujet.
- Refusée : Le cours et la note ne seront pas modifiés. Le cours et la note figureront sur le relevé de notes et la note finale sera incorporée dans le calcul de votre moyenne cumulative, selon le règlement habituel.
- Acceptée avec une autre solution : Dans des situations rares, le Comité peut juger qu’une solution autre qu’une suppression du relevé ou un retrait est plus appropriée. Les détails de la décision du Comité seront fournis dans la lettre que vous recevrez.
Si vous demandez à abandonner plus d’un cours, veuillez noter que le Comité des pétitions peut accorder votre pétition partiellement étant donné que chaque cours est pris en considération individuellement selon les circonstances décrites dans votre pétition.
Veuillez noter qu’une fois que le Comité des pétitions a pris une décision au sujet de votre pétition, votre demande ne peut pas être annulée et que le Comité ne peut pas revenir sur sa décision.
Le Comité des pétitions vous enverra une lettre à l’adresse électronique qui figure dans votre dossier. Assurez-vous de bien mettre à jour vos coordonnées à l’adresse suivante : currentstudents.yorku.ca/student-personal-information.
Si vous n’êtes pas d’accord avec l’issue de votre pétition, vous pouvez faire appel. Un appel peut être déposé pour l’un ou plusieurs des motifs suivants :
- Nouvelles preuves; ou
- Preuve d’une irrégularité procédurale dans l’examen du dossier par le Comité. Pour les procédures de la pétition, veuillez cliquer ici [insert link to the procedures document].
Vous recevrez des instructions au sujet de l’appel dans votre lettre de décision.
Comment remplir la pétition
Remplissez le tableau avec les renseignements sur tous les cours que vous souhaitez abandonner rétroactivement. Si vous avez des doutes au sujet d’un détail, veuillez consulter le Bureau des services académiques. Si vous manquez de place, vous pouvez ajouter une autre page avec le reste des cours. Assurez-vous seulement de bien l’indiquer sous le tableau.
Si un élément hors de votre contrôle a une incidence sur vos études, cela peut justifier la soumission d’une pétition. Le Comité des pétitions décidera (au cas par cas) si votre situation justifie ou non l’abandon ou le retrait d’un cours, mais en général, les types de motifs incluent :
Une maladie : cela peut être une maladie dont vous souffrez ou celle d’une personne proche. Cette maladie peut être physique ou mentale.
Remarque importante : Si vous avez souffert d’une maladie temporaire, documentée, qui vous a fait manquer une tâche ou un examen, vous pouvez demander une prolongation pour terminer le travail. Si le travail que vous avez manqué était votre examen final ou votre tâche finale, vous pouvez demander un report pour terminer les travaux ou passer l’examen final après la date d’échéance. Si la date limite pour demander un report est passée, vous devrez présenter une demande de cote différée.
Situation personnelle : Il s’agit de toute situation personnelle imprévisible ayant eu un effet négatif sur votre rendement universitaire. Il est important de définir clairement votre situation dans votre lettre personnelle.
Dans votre lettre personnelle, vous devriez :
- Inclure une explication détaillée et datée de votre maladie ou de votre situation personnelle et de son impact sur votre travail universitaire;
- Expliquer pourquoi vous n’avez pas abandonné le ou les cours avant la date limite officielle et pourquoi vous ne vous êtes pas retiré du ou des cours avant la date limite officielle;
- Abordez la question de la sélectivité, le cas échéant (si vous ne demandez pas l’abandon de tous les cours d’un semestre, vous devriez expliquer pourquoi votre situation a eu une incidence sur le ou les cours que vous demandez d’abandonner, mais pas sur les autres);
- Si vous présentez votre pétition plus de 30 jours après le dernier jour du cours du semestre en question, votre lettre devrait comprendre une explication détaillée et datée des circonstances qui vous ont empêché(e) de présenter votre pétition plus tôt.
Veuillez noter que toute allégation concernant les actions d’employés ou de services de l’Université peut être communiquée à la partie ou aux parties en question, afin que la personne ou le service en question ait la chance d’y répondre. Toute réponse fournie sera partagée avec vous, afin que vous puissiez répondre à votre tour, avant que votre pétition soit vue par le comité;
Toutefois, si les allégations sont sérieuses mais de nature confidentielle, cette déclaration peut ne pas s’appliquer. Vous pouvez toujours parler de votre situation générale avec un conseiller pour trouver la meilleure façon de procéder.
Le directeur ou la directrice de cours doit remplir le formulaire « Sommaire des résultats obtenus dans un cours » et vous le remettre directement. Veuillez noter qu’il ou elle dispose d’une section pour fournir des commentaires au Comité des pétitions. Si vous n’êtes pas d’accord avec ce qui est écrit, vous pouvez en parler dans votre lettre personnelle.
La soumission du formulaire « Sommaire des résultats obtenus dans un cours » est obligatoire, mais le Comité comprend que vous ne pourrez peut-être pas obtenir le formulaire directement de votre enseignant ou enseignante. Si vous avez du mal à obtenir ce formulaire, veuillez contacter le personnel administratif du département qui offre le cours. Si vous éprouvez toujours des difficultés, veuillez communiquer avec les Services académiques au bureau C102 du pavillon York ou en envoyant un courriel à acadservices@glendon.yorku.ca.
Si vous avez écrit quelque chose dans votre lettre personnelle qui peut être prouvé ou appuyé par des documents supplémentaires, veuillez les inclure. Les pétitions peuvent être refusées s’il manque des documents pertinents et que le Comité estime que vous auriez dû être en mesure de les fournir.
Le type exact de documentation à inclure dépend entièrement de la situation que vous décrivez; vous pouvez consulter un conseiller pour savoir ce qui pourrait être pertinent. En général, les documents que vous pouvez inclure, en fonction de votre situation, peuvent être :
- Une déclaration du médecin traitant;
Le Comité accepte des notes de médecin, mais souvent ces notes ne fournissent pas les renseignements exacts dont le Comité doit tenir compte; de plus, elles portent parfois trop atteinte à votre vie privée. Une déclaration du médecin traitant est préférable. - Une déclaration du conseiller;
Le Comité peut accepter des lettres écrites par des conseillers ou d’autres professionnels de la santé mentale agréés, mais souvent ces lettres ne fournissent pas les renseignements exacts dont le Comité doit tenir compte; de plus, elles portent parfois trop atteinte à votre vie privée.
Une déclaration du conseiller est préférable. - Lettre de soutien du Centre d’intervention, de soutien et d’éducation contre la violence sexuelle;
- Itinéraire de voyage ou billets;
- Certificat de décès;
- Lettre de soutien d’un professionnel ou d’une professionnelle, d’un membre du corps professoral ou de la famille, ou d’un ami ou une amie;
- Lettre d’emploi;
- Courriels échangés avec votre professeur ou professeure;
- Votre plan de cours;
- Tout autre document que vous jugez pertinent pour votre pétition.
1RE REMARQUE : Normalement, les photographies ne sont pas considérées comme des preuves, car nous ne pouvons pas confirmer leur source.
2E REMARQUE : Si vous soumettez des documents qui concernent une personne autre que vous-même, vous devez avoir obtenu le consentement de cette personne avant de partager ces documents avec le Comité et le personnel administratif associé.
Si vous soumettez votre pétition plus de 30 jours après le dernier jour du cours, vous devez également inclure tout document justificatif pertinent pour motiver les circonstances qui vous ont empêché de soumettre votre pétition plus tôt.
