2: Faites une demande en ligne et soumettez vos documents

Nous vous conseillons vivement de numériser les documents justificatifs de votre demande au RAFEO et de les téléverser dans votre compte RAFEO. En plus de réduire le délai de traitement de votre demande, votre compte RAFEO vous permet de visualiser les documents que vous avez téléversés et de connaître l’état de votre demande.

Marches à suivre pour téléverser vos documents requis

1. Connectez-vous à votre compte RAFEO et passez à votre demande RAFEO (à plein temps ou à temps partiel).
2. Sous votre demande, cliquez sur Imprimer ou téléverser les documents. Vous passerez à la page Documents requis (imprimer/téléverser).
3. Cliquez sur Ouvrir le formulaire pour ouvrir le document afin de l’imprimer. On vous invitera à entrer un mot de passe pour visualiser le document. Copiez le mot de passe du formulaire indiqué et collez-le dans la zone du mot de passe d’Adobe Reader.

4. Cliquez sur Enregistrer ou Sauvegarder pour enregistrer le document dans votre ordinateur afin de l’imprimer à un autre moment. Pour accéder de nouveau au document, utilisez le mot de passe du formulaire et non pas celui de votre compte RAFEO.
5. Imprimez le document et remplissez-le à l’encre bleu foncé ou noire. Assurez-vous que chaque page est lisible puis téléversez-le. Consultez votre page Documents téléversés pour confirmer que les documents justificatifs sont bel et bien dans votre compte.

Consignes de numérisation des documents justificatifs et de signature

1. Numériser chaque document obligatoire dans son propre fichier.
2. Enregistrer les fichiers en format PDF.
3. Numériser les documents en blanc et noir.
4. Numériser les documents à une résolution de 150 ou 200 ppp (points par pouce).
5. Il est déconseillé de téléverser des documents de plus de 2 Mo. (Les pages de déclaration et de signature font exception, leur taille maximale pouvant atteindre 5 Mo.)

Numériser chez soi avec un téléphone

1. Rendez-vous sur votre boutique d’applis ou utilisez les liens ci-dessous pour télécharger Adobe Scan sur votre téléphone (utilisateurs Apple ou Android).
2. Inscrivez-vous pour un compte gratuit.
3. Pointez la lentille de votre appareil vers le document à numériser et cliquez sur Enregistrer PDF ou Save to PDF.
4. Sélectionnez Partager fichier ou Share File et envoyez le PDF à votre adresse de courriel. Dans votre boîte de réception, enregistrez le PDF dans votre appareil.
5. Téléversez le PDF enregistré dans votre demande RAFEO.

Numériser des documents à l’Université York (service gratuit)

Visitez Scanning & Microfilm pour vous renseigner sur les services, les heures et les endroits où vous pouvez numériser vos documents au campus principal de l’Université York.

Veuillez noter qu’il y a également un service de numérisation à la bibliothèque Leslie Frost, situé au campus Glendon.

Souhaiteriez-vous mettre votre dossier du RAFEO à jour ? Vous pouvez téléverser les documents additionnels dans votre demande du RAFEO en ligne pour maintenir votre dossier à jour.

Marches à suivre pour téléverser vos documents additionnels

1. Connectez-vous à votre compte RAFEO et passez à votre demande RAFEO (à plein temps ou à temps partiel).
2. Sous votre demande, cliquez sur Imprimer ou téléverser les documents. Vous passerez à la page Documents requis (imprimer/téléverser).

3. Cliquez sur le lien bleu disant “Cliquez ici si vous avez d’autres documents facultatifs à téléverser” et cliquez par la suite sur “Aller à téléversement des documents facultatifs” pour accéder à la page des documents facultatifs.

4. “Changements à votre demande”- Tout changement ou formulaire de demande de mise à jour peut être téléversé sous cette section en cliquant sur le bouton “Téléverser les documents”.
5. “Documents pour un nouvel examen” – Si vous soumettez une demande de révision, les documents peuvent-être téléversés sous cette section en cliquant sur le bouton “Téléverser les documents”.

Avez-vous de la difficulté à téléverser un fichier trop lourd?

A) Réduire la taille du fichier PDF:

1. Cliquer sur Fichier et sur Enregistrer sous un autre, puis sur Fichier PDF de taille réduite.

2. Vous aurez par la suite l’option de réduire la taille du fichier en ajustant sa compatibilité avec les différentes versions d’Acrobat. Acrobat 6.0 et versions ultérieures est une option convenable à sélectionner.
3. Après avoir sélectionné la compatibilité du fichier, veuillez cliquer sur OK, le fichier sera par la suite réduit. Veuillez vous assurer de lire et vérifier le contenu du document avant de le téléverser, pour vous assurer qu’aucune information n’est été effacée lors du processus de réduction.

B) Séparer et enregistrer le document en 2 fichiers différents:

1. Si votre version de PDF ne vous permet pas de réduire les documents, veuillez s’il vous plait diviser le document en 2 ou plusieurs fichiers.
2. Assurez-vous d’enregistrer les fichiers sous le même nom et de les numéroter. Exemple: Formulaire de demande de changement RAFEO 1, Formulaire de demande de changement RAFEO 2.
3. Assurez-vous que chaque fichier soit de moins de 2MB et que tous les fichiers contiennent toutes les pages que vous avez scannées et que vous plannifiez téléverser.
4. Téléverser chaque fichier à votre demande de RAFEO sous la section appropriée du téléversement des documents facultatifs.

Avez-vous toujours de la difficulté à téléverser votre fichier?

 Sachez que:

• Vous ne pouvez que téléverser les fichiers du format PDF.
• Vous ne pouvez pas téléverser de document protégé par un mot de passe.
• Vous ne pouvez pas téléverser de document ayant une taille de plus de 2MB.

Veuillez noter que vous pouvez soumettre vos documents aux services financiers aux étudiants par courriel.

Tous les documents justificatifs doivent être téléchargés via votre compte Web RAFEO .

Chronologie du traitement de la documentation :

• Pages de signature : 2-3 semaines
• Documents justificatifs : 4 à 6 semaines
• Pièces justificatives (file d’attente du ministère) : 10-12 semaines minimum

Selon le moment de l’année, le traitement de votre demande peut prendre de six à huit semaines. Vérifiez le statut de votre dossier en ouvrant une session sur le site Web gouvernemental du RAFEO.

Vous devriez recevoir votre premier versement du RAFEO pour la session d’automne/hiver au début de septembre si vous avez rempli votre demande d’aide au RAFEO et soumis tous les documents justificatifs avant le 30 juin précédent le début de la session.

Étant donné qu’un très grand nombre d’étudiants de York font une demande d’aide au RAFEO pendant les mois très chargés d’été, si vous ne soumettez pas votre demande et les documents justificatifs avant le 30 juin, vous recevrez votre premier versement du RAFEO en octobre (au plus tôt).

Nous vous recommandons de faire une demande d’aide au RAFEO dès que possible, mais vous pouvez encore faire une demande après avoir commencé vos cours. Les dates limites pour soumettre une demande varient selon la session.

Session d’automne/hiver

La date limite pour soumettre une demande est 60 jours avant la fin de votre période d’études.

Session d’été

Pour vous renseigner sur la façon de faire une demande d’aide au RAFEO une fois les cours d’été commencés, veuillez consulter la page sur les demandes au RAFEO pour la session d’été (en anglais seulement).

Bourses, bourses d’études et prix accordés par l’Université York

Uniquement certaines bourses et bourses d’études et certains prix accordés par York doivent être déclarés sur votre formulaire de demande d’aide au RAFEO. L’outil MyAwards Summary tool fournit la liste des prix et des bourses qui vous ont été accordés par l’Université York et indique si vous devez les déclarer au RAFEO.
Sous « MyAwards Summary », passez en revue les bourses, bourses d’études et prix que vous a accordés l’Université York pour l’année en cours. Vérifiez la colonne intitulée « Should this be reported to OSAP? ».

• « Non »  signifie que vous ne devez pas indiquer le prix ou la bourse dans votre demande d’aide au RAFEO. L’Université York se chargera de communiquer au RAFEO les informations concernant le prix ou la bourse (nom, montant, date d’octroi).
• « Oui » signifie que vous devez indiquer le prix ou la bourse dans votre demande d’aide au RAFEO. Si vous avez reçu le prix ou la bourse après avoir soumis votre demande au RAFEO, veuillez utiliser le formulaire demande de changement de revenu pour déclarer les montants reçus.

Bourses, bourses d’études et prix provenant d’organismes externes

Les bourses, bourses d’études et prix octroyés par des organismes autres que l’Université York ne figureront pas dans « MyAwards Summary ». Vous devez les déclarer dans votre demande d’aide au RAFEO, car ils pourraient avoir une incidence sur le montant de votre financement. Si vous avez reçu le prix ou la bourse après avoir soumis votre demande au RAFEO, veuillez utiliser le formulaire demande de changement de revenu (demande de changements concernant le revenu) pour déclarer les montants reçus.

Le RAFEO envoie automatiquement une partie des fonds de RAFEO à l’Université York qui seront affectés au paiement de votre dette envers l’Université. C’est un façon pratique de faire des paiements à votre compte étudiant et de minimiser les frais d’intérêt sur les montants impayés.

Quand les fonds de RAFEO ont dirigé à votre compte étudiant à l’Université York, nous :

• Vérifierons le montant de votre dette impayée
• Vérifierons le montant de votre financement du RAFEO, selon l’évaluation faite par le RAFEO et confirmée par le Ministère
• Utiliserons une formule de calcul standard pour déterminer le montant des fonds qui sera affecté au remboursement de votre dette impayée.

En principe, si vous soumettez une demande au RAFEO pour une session complète (p. ex., pour la session d’automne/hiver), l’évaluation du montant pouvant vous être accordé sera basée sur toute la session et vous recevrez 60 % de ce montant lors du premier versement et 40 % lors du deuxième versement.

Lorsque l’on nous demandera de confirmer votre inscription en vue d’un premier versement, nous demanderons au RAFEO d’affecter un montant égal à 60 % du solde de votre compte étudiant à la date de confirmation de votre inscription. Le solde de votre compte étudiant reflétera vos transactions les plus récentes, notamment vos inscriptions, la réception d’autres fonds et les paiements effectués. Le montant que nous demanderons ne dépassera pas le montant de votre premier versement du RAFEO.

Par exemple: si le solde de votre compte étudiant est de 2 000 $ à la date où nous confirmons votre inscription, le montant de votre premier versement du RAFEO qui sera affecté à York pour rembourser votre dette correspondra à :

Si le montant de votre premier versement du RAFEO est de 4 000 $, le montant qui vous sera directement versé  sera :

Veuillez noter que le montant des fonds affectés à York pourrait ne pas couvrir la totalité de votre dette. Il vous incombe de vérifier chaque mois votre compte étudiant et de rembourser tout montant impayé afin d’éviter des frais d’intérêt supplémentaires.

S’il reste un solde impayé dans votre compte étudiant en décembre quand nous confirmerons votre inscription en vue du deuxième versement du RAFEO, le montant affecté à York correspondra à 100 % du solde de votre compte jusqu’à concurrence du montant du deuxième versement.