Processus de demande
Le futur chercheur en visite doit soumettre un formulaire de demande type au directeur de l’unité académique (département, programme ou centre de recherche) qui l’accueillerait. Le directeur de cette unité évaluera la demande, en concertation avec les membres de la structure de gouvernance collégiale qui convient (ex. : le comité de direction). Si l’unité d’accueil envisagée accepte d’accueillir le chercheur en visite, le directeur de cette unité doit rédiger une lettre d’appui, précisant toutes les ressources disponibles au niveau de l’unité (ex. : espace de bureau commun, équipement informatique) pouvant servir aux besoins du chercheur en visite.
La lettre d’appui et le formulaire de demande doivent être transmis au vice-principal à la recherche et aux études supérieures en mettant en copie l’adjoint administratif du Bureau de la recherche.
Processus d’approbation
La demande et la lettre d’appui sera évaluée par un comité au niveau collégial, composé des personnes suivantes :
- le vice-principal à la recherche et aux études supérieures
- deux membres de la faculté YUFA
- un représentant des étudiants
- un représentant de la bibliothèque
- le conseiller pédagogique administrateur (non-votant)
- l’adjoint administratif du Bureau de la recherche (non-votant ; secrétaire de séance)
Le comité peut au besoin prendre des décisions par courriel, si la situation le permet. Le quorum est de quatre personnes, avec au minimum un membre de la faculté YUFA, requis impérativement. Le comité transmettra sa recommandation au Principal, qui prendra la décision finale pour Glendon concernant le dossier. Le Principal transmettra au bureau du Provost les dossiers des membres de la faculté en visite qu’il estime appropriés.
Processus d’intégration
Pour les chercheurs en visite acceptés, le conseiller pédagogique administrateur sera principalement responsable des tâches administratives liées au personnel enseignant en visite, tandis que l’adjoint administratif du Bureau de la recherche contribuera aux tâches administratives en ce qui concerne les étudiants, les professionnels et les autres visiteurs non membres du corps professoral. Celles-ci comprennent notamment :
- la participation, en cas de besoin, au soutien administratif lié aux processus d’immigration, en collaboration avec l’officier de liaison chargé de l’immigration de York (veuillez noter que la responsabilité des formalités d’immigration incombe au chercheur en visite seulement et que personne à Glendon n’est qualifié pour fournir des conseils en matière d’immigration) ;
- la préparation de lettres d’invitation ;
- la mise en relation avec le bureau approprié sur le campus de Keele, selon les indications disponibles ici : http://yorkinternational.yorku.ca/files/2016/06/Visitor-Categories-YorkU-Who-to-Contact.pdf.
Le directeur et l’adjoint administratif de l’unité académique d’accueil seront responsables de l’accueil du chercheur en visite, ainsi que de l’intégrer à la vie académique de son unité d’accueil. Ces tâches comprennent notamment :
- la mise en relation avec les STI pour avoir les codes d’accès aux installations informatiques ;
- la mise en relation avec les bibliothèques de l’Université York pour l’accès aux ressources des bibliothèques ;
- la facilitation de l’accès à l’espace de bureau commun ;
- l’information du chercheur en visite au sujet des ressources collectives et partagées à sa disposition ;
- l’invitation du chercheur en visite aux événements de l’unité pertinents ;
- l’invitation du chercheur en visite à donner une conférence en tant que conférencier invité lors d’un événement pertinent.